Tutaj jesteś: Biznes > Marketing i Public Relations > Public Relations > Jak zorganizować konferencję?

Jak zorganizować konferencję?

Stopień trudności: umiarkowane
, redaktor Tipy.pl
 2.3/5 (3 ocen)
Oceń 
Udostępnij
Organizujesz spotkanie dla większej ilości osób? Wymaga to dobrej organizacji i wiele pracy. Przeczytaj poniższe wskazówki, one powinny Ci nieco ułatwić to zadanie.
1

Zaczynamy:



  • Określ charakter konferencji: kiedy? Gdzie? Jak długo?

  • Pozyskaj wsparcie ze strony kolegów i stwórz zespół.

  • Opracuj program konferencji.

  • Przygotuj harmonogram przygotowania i realizacji.

  • Zarezerwuj miejsce, którym konferencja masie odbyć.

  • Zaplanuj i oszacuj wstępnie koszty, zamów catering.

  • Dokonaj rezerwacji zakwaterowania i wyżywienia.

  • Pamiętaj, by obsługa przyjechała co najmniej pół godziny wcześniej przed planowanym rozpoczęciem konferencji.

  • Jeśli jest to wymagane zażądaj zmiany wystroju sali – komisyjny lub wykładowy.

  • Ustal budżet i zapewnij dodatkowe fundusze.

  • Ustal sposób zapłaty – gotówka, czeki lub karty kredytowe.

2

Wprowadzenie prelegentów i publiczności:



  • Zadbaj o reklamę: ulotka, strona internetowa, gazeta. Musi ona zawierać wszystkie ważne informacje – co, gdzie, kiedy, jak długie przemowy i w jakim języku.

  • Zapewnij jak najszerszy zasięg, wykorzystaj wszystkie możliwości połączeń związanych przedmiotem reklamy.

  • Zapisz wszystkie zgłoszenia od osób zainteresowanych współpracą, propozycje przemowy oraz ich dane kontaktowe.

  • Zespół powinien opracować program uwzględniając wszystkie przerwy.

Jak zrobić logo dla firmy?
Jak zrobić wizytówki?
Jak korzystać ze Skype?
Jak wybrać nazwę firmy?
3

Rezerwacje:



  • Druga fala reklamy - zawierać powinna dokładne dane dotyczące opłat, rezerwacji i form płatności.

  • Dokładnie zapisuj rezerwacje gości, ich wymagania, sposób płatności i dane kontaktowe.

  • Żądaj potwierdzenia rezerwacji, powiedz o atrakcjach, jak dojechać na miejsce.

4

Przygotowanie:



  • Zarezerwuj sprzęt AV, przydziel pokoje uczestnikom konferencji.

  • W razie potrzeby przygotuj odpowiednią oprawę – plakietki, broszury, program.

  • Przygotuj nagłośnienie.

  • Sprawdź rezerwacje sal, głośniki, bufet i catering, sprzęt AV.

  • Przygotuj się na wypadek, gdyby spotkanie musiało zostać odwołane.

5

W dniu konferencji:



  • Przyjedź na miejsce wcześnie rano.

  • Podłącz telefon i sprawdź czy masz wszystkie niezbędne numery np. do cateringu.

  • Sprawdź pokoje, ich wyposażenie, czy wszystko jest w porządku.

  • Miej wszystko zaplanowane i bierz wszystko pod uwagę, nie czekaj na przypadek.

6

Po konferencji:



  • Zapisz kto faktycznie wziął w niej udział.

  • Zadbaj o porządek na miejscu.

  • Podziękuj wszystkim za przybycie.

  • Zrób rozliczenie.

  • Przyrzeknij sobie, że nigdy więcej tego nie zrobisz.

 2.3/5 (3 ocen)
Oceń 
Udostępnij
  • Komentarze Tipy.pl (3)

Nie będzie widoczny na stronie
 
AldonaKilc - 2015-08-26
Muszę zgodzić się z przedmówcami. Organizację konferencji najlepiej zlecić dla ośrodka/hotelu. Oni zajmą się wszystkim w profesjonalny i szybki sposób, zaś my mamy czas na ważniejsze- merytoryczne sprawy. Najmilej wspominam seminarium, które było zorganizowane w Hotelu Continental w Krynicy Morskiej. Świetna obsługa, pysznę przekąski, a w przerwie można pójść z kawą na plażę ( hotel znajduje się niemal przy plaży). Niedługo otwierają aquapark i spa. Myślę, ze następna konferencja też będzie u nich:)
Branco - 2011-06-01
Najlepiej oddać organizację w ręce ośrodka w którym się konferencja odbywa. My byliśmy w Hotelu Bukovina i nie trzeba było się martwić o pozamerytoryczne sprawy, obsługa wszystkim się zajęła. Poza tym tego typu ośrodki często zapewniają dodatkowe atrakcje (w naszym przypadku SPA i Termy, plus nordic walking w górach).
zlotemiasta - 2010-11-24
Wydaje mi się, że teraz coraz częściej firmy zlecają organizacje takich konferencji jakimś usługodawcom. Pojawiają się przecież oferty w stylu tych, które ma Mega Travel zajmuje się organizowaniem czegoś takiego nawet za granicom. Chyba lepiej z takiego gotowca skorzystać.
Newsletter - Bądź na bieżąco Codziennie nowa porada w twojej skrzynce
Dzięki temu artykułowi dowiesz się jak zorganizować najlepszą konferencję! Wiele firm regularnie organizuje...
Jak zorganizować najlepszą konferencję?
Dzięki temu artykułowi dowiesz się jak zorganizować...
Logowanie   Nie masz jeszcze konta? Zarejestruj się
E-mail

Hasło

   
  Zapamiętaj mnie
Możesz zalogować się
używając konta Facebook


lub
Zapomniałeś hasła - kliknij tutaj
Zarejestruj się za darmo   
Czym są Tipy.pl? Co chcesz zrobić? Zmotywować się do pracy? Zrobić samolot z papieru? Zareklamować się w Internecie? Tipy.pl to miejsce, gdzie możesz znaleźć porady i wskazówki na każdy temat.
E-mail

Hasło

Powtórz hasło


   Akceptuje regulamin *wyrażam zgodę na świadczenie usługi, przyjmuję do wiadomości, że jednocześnie tracę prawo do odstąpienia od Umowy.
   Wyrażam zgodę na otrzymywanie od GRUPA INTERIA.PL Sp. z o.o. sp. k.| z siedzibą w Krakowie, Os. Teatralne 9A, 31-946 Kraków |Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS – 416593| NIP – 5272644300 |za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej informacji handlowych w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r., nr 144, poz. 1204, z późn. zm.). Do korespondencji powyżej wskazuję m. in. podany przeze mnie w formularzu i należący do mnie adres e-mail.
Możesz zarejestrować się
używając konta Facebook


lub
Usługę świadczy

GRUPA INTERIA.PL Sp. z o.o. sp. k.

Siedziba

Kraków
Os. Teatralne 9A
31-946 Kraków

Krajowy Rejestr Sądowy

Sąd Rejonowy w Krakowie
XI Wydział Krajowego Rejestru Sądowego

Kontakt

Tel: +48 12 646 28 12
Fax: + 48 12 646 27 10
E-mail: tipy@firma.interia.pl
Adres: Os. Teatralne 9A, 31-946 Kraków

KRS 0000416593    NIP 5272644300    REGON 142734048
Nie jestem pasożytem, nie blokuje reklam
pasożyt
Proszę wyłącz Adblock-a, jeśli chcesz zobaczyć treść artykułu.