Tutaj jesteś: Biznes > Marketing i Public Relations > Public Relations > Jak zorganizować konferencję?

Jak zorganizować konferencję?

Stopień trudności: umiarkowane
, redaktor Tipy.pl
 2.3/5 (3 ocen)
Oceń 
Udostępnij
Organizujesz spotkanie dla większej ilości osób? Wymaga to dobrej organizacji i wiele pracy. Przeczytaj poniższe wskazówki, one powinny Ci nieco ułatwić to zadanie.
1

Zaczynamy:



  • Określ charakter konferencji: kiedy? Gdzie? Jak długo?

  • Pozyskaj wsparcie ze strony kolegów i stwórz zespół.

  • Opracuj program konferencji.

  • Przygotuj harmonogram przygotowania i realizacji.

  • Zarezerwuj miejsce, którym konferencja masie odbyć.

  • Zaplanuj i oszacuj wstępnie koszty, zamów catering.

  • Dokonaj rezerwacji zakwaterowania i wyżywienia.

  • Pamiętaj, by obsługa przyjechała co najmniej pół godziny wcześniej przed planowanym rozpoczęciem konferencji.

  • Jeśli jest to wymagane zażądaj zmiany wystroju sali – komisyjny lub wykładowy.

  • Ustal budżet i zapewnij dodatkowe fundusze.

  • Ustal sposób zapłaty – gotówka, czeki lub karty kredytowe.

2

Wprowadzenie prelegentów i publiczności:



  • Zadbaj o reklamę: ulotka, strona internetowa, gazeta. Musi ona zawierać wszystkie ważne informacje – co, gdzie, kiedy, jak długie przemowy i w jakim języku.

  • Zapewnij jak najszerszy zasięg, wykorzystaj wszystkie możliwości połączeń związanych przedmiotem reklamy.

  • Zapisz wszystkie zgłoszenia od osób zainteresowanych współpracą, propozycje przemowy oraz ich dane kontaktowe.

  • Zespół powinien opracować program uwzględniając wszystkie przerwy.

Jak zrobić wizytówki?
Jak zrobić logo dla firmy?
Jak zaprojektować wizytówkę w Photoshopie?
Jak być liderem?
3

Rezerwacje:



  • Druga fala reklamy - zawierać powinna dokładne dane dotyczące opłat, rezerwacji i form płatności.

  • Dokładnie zapisuj rezerwacje gości, ich wymagania, sposób płatności i dane kontaktowe.

  • Żądaj potwierdzenia rezerwacji, powiedz o atrakcjach, jak dojechać na miejsce.

4

Przygotowanie:



  • Zarezerwuj sprzęt AV, przydziel pokoje uczestnikom konferencji.

  • W razie potrzeby przygotuj odpowiednią oprawę – plakietki, broszury, program.

  • Przygotuj nagłośnienie.

  • Sprawdź rezerwacje sal, głośniki, bufet i catering, sprzęt AV.

  • Przygotuj się na wypadek, gdyby spotkanie musiało zostać odwołane.

5

W dniu konferencji:



  • Przyjedź na miejsce wcześnie rano.

  • Podłącz telefon i sprawdź czy masz wszystkie niezbędne numery np. do cateringu.

  • Sprawdź pokoje, ich wyposażenie, czy wszystko jest w porządku.

  • Miej wszystko zaplanowane i bierz wszystko pod uwagę, nie czekaj na przypadek.

6

Po konferencji:



  • Zapisz kto faktycznie wziął w niej udział.

  • Zadbaj o porządek na miejscu.

  • Podziękuj wszystkim za przybycie.

  • Zrób rozliczenie.

  • Przyrzeknij sobie, że nigdy więcej tego nie zrobisz.

 2.3/5 (3 ocen)
Oceń 
Udostępnij
  • Komentarze Tipy.pl (3)

Nie będzie widoczny na stronie
 
AldonaKilc - 2015-08-26
Muszę zgodzić się z przedmówcami. Organizację konferencji najlepiej zlecić dla ośrodka/hotelu. Oni zajmą się wszystkim w profesjonalny i szybki sposób, zaś my mamy czas na ważniejsze- merytoryczne sprawy. Najmilej wspominam seminarium, które było zorganizowane w Hotelu Continental w Krynicy Morskiej. Świetna obsługa, pysznę przekąski, a w przerwie można pójść z kawą na plażę ( hotel znajduje się niemal przy plaży). Niedługo otwierają aquapark i spa. Myślę, ze następna konferencja też będzie u nich:)
Branco - 2011-06-01
Najlepiej oddać organizację w ręce ośrodka w którym się konferencja odbywa. My byliśmy w Hotelu Bukovina i nie trzeba było się martwić o pozamerytoryczne sprawy, obsługa wszystkim się zajęła. Poza tym tego typu ośrodki często zapewniają dodatkowe atrakcje (w naszym przypadku SPA i Termy, plus nordic walking w górach).
zlotemiasta - 2010-11-24
Wydaje mi się, że teraz coraz częściej firmy zlecają organizacje takich konferencji jakimś usługodawcom. Pojawiają się przecież oferty w stylu tych, które ma Mega Travel zajmuje się organizowaniem czegoś takiego nawet za granicom. Chyba lepiej z takiego gotowca skorzystać.
Zatrucie pokarmowe może dotknąć każdego. To jedna z najczęstszych letnich chorób. Zatruciu pokarmowemu towarzyszą...
Newsletter - Bądź na bieżąco Codziennie nowa porada w twojej skrzynce
Planujesz zorganizować konferencję? Zastanawiasz się, czym się kierować szukając odpowiedniej sali? W tym artykule...
Jak wybrać najlepsze miejsce na konferencję?
Planujesz zorganizować konferencję? Zastanawiasz się...
Logowanie   Nie masz jeszcze konta? Zarejestruj się
E-mail

Hasło

   
  Zapamiętaj mnie
Możesz zalogować się
używając konta Facebook


lub
Zapomniałeś hasła - kliknij tutaj
Zarejestruj się za darmo   
Czym są Tipy.pl? Co chcesz zrobić? Zmotywować się do pracy? Zrobić samolot z papieru? Zareklamować się w Internecie? Tipy.pl to miejsce, gdzie możesz znaleźć porady i wskazówki na każdy temat.
E-mail

Hasło

Powtórz hasło


   Akceptuje regulamin *wyrażam zgodę na świadczenie usługi, przyjmuję do wiadomości, że jednocześnie tracę prawo do odstąpienia od Umowy.
   Wyrażam zgodę na otrzymywanie od GRUPA INTERIA.PL Sp. z o.o. sp. k.| z siedzibą w Krakowie, Os. Teatralne 9A, 31-946 Kraków |Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS – 416593| NIP – 5272644300 |za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej informacji handlowych w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2002 r., nr 144, poz. 1204, z późn. zm.). Do korespondencji powyżej wskazuję m. in. podany przeze mnie w formularzu i należący do mnie adres e-mail.
Możesz zarejestrować się
używając konta Facebook


lub
Usługę świadczy

GRUPA INTERIA.PL Sp. z o.o. sp. k.

Siedziba

Kraków
Os. Teatralne 9A
31-946 Kraków

Krajowy Rejestr Sądowy

Sąd Rejonowy w Krakowie
XI Wydział Krajowego Rejestru Sądowego

Kontakt

Tel: +48 12 646 28 12
Fax: + 48 12 646 27 10
E-mail: tipy@firma.interia.pl
Adres: Os. Teatralne 9A, 31-946 Kraków

KRS 0000416593    NIP 5272644300    REGON 142734048
Nie jestem pasożytem, nie blokuje reklam
pasożyt
Proszę wyłącz Adblock-a, jeśli chcesz zobaczyć treść artykułu.