organizacja konferencji

Jak zorganizować konferencję?

BiznesBiznes - specjalista Tipy.pl
Organizujesz spotkanie dla większej ilości osób? Wymaga to dobrej organizacji i wiele pracy. Przeczytaj poniższe wskazówki, one powinny Ci nieco ułatwić to zadanie.
1
Zaczynamy:

  • Określ charakter konferencji: kiedy? Gdzie? Jak długo?

  • Pozyskaj wsparcie ze strony kolegów i stwórz zespół.

  • Opracuj program konferencji.

  • Przygotuj harmonogram przygotowania i realizacji.

  • Zarezerwuj miejsce, którym konferencja masie odbyć.

  • Zaplanuj i oszacuj wstępnie koszty, zamów catering.

  • Dokonaj rezerwacji zakwaterowania i wyżywienia.

  • Pamiętaj, by obsługa przyjechała co najmniej pół godziny wcześniej przed planowanym rozpoczęciem konferencji.

  • Jeśli jest to wymagane zażądaj zmiany wystroju sali – komisyjny lub wykładowy.

  • Ustal budżet i zapewnij dodatkowe fundusze.

  • Ustal sposób zapłaty – gotówka, czeki lub karty kredytowe.

2
Wprowadzenie prelegentów i publiczności:

  • Zadbaj o reklamę: ulotka, strona internetowa, gazeta. Musi ona zawierać wszystkie ważne informacje – co, gdzie, kiedy, jak długie przemowy i w jakim języku.

  • Zapewnij jak najszerszy zasięg, wykorzystaj wszystkie możliwości połączeń związanych przedmiotem reklamy.

  • Zapisz wszystkie zgłoszenia od osób zainteresowanych współpracą, propozycje przemowy oraz ich dane kontaktowe.

  • Zespół powinien opracować program uwzględniając wszystkie przerwy.

3
Rezerwacje:

  • Druga fala reklamy - zawierać powinna dokładne dane dotyczące opłat, rezerwacji i form płatności.

  • Dokładnie zapisuj rezerwacje gości, ich wymagania, sposób płatności i dane kontaktowe.

  • Żądaj potwierdzenia rezerwacji, powiedz o atrakcjach, jak dojechać na miejsce.

4
Przygotowanie:

  • Zarezerwuj sprzęt AV, przydziel pokoje uczestnikom konferencji.

  • W razie potrzeby przygotuj odpowiednią oprawę – plakietki, broszury, program.

  • Przygotuj nagłośnienie.

  • Sprawdź rezerwacje sal, głośniki, bufet i catering, sprzęt AV.

  • Przygotuj się na wypadek, gdyby spotkanie musiało zostać odwołane.

5
W dniu konferencji:

  • Przyjedź na miejsce wcześnie rano.

  • Podłącz telefon i sprawdź czy masz wszystkie niezbędne numery np. do cateringu.

  • Sprawdź pokoje, ich wyposażenie, czy wszystko jest w porządku.

  • Miej wszystko zaplanowane i bierz wszystko pod uwagę, nie czekaj na przypadek.

6
Po konferencji:

  • Zapisz kto faktycznie wziął w niej udział.

  • Zadbaj o porządek na miejscu.

  • Podziękuj wszystkim za przybycie.

  • Zrób rozliczenie.

  • Przyrzeknij sobie, że nigdy więcej tego nie zrobisz.

Strona 1 z 2

Powiązane porady

przemawianie do publiczności
promocja, pr, marketing, reklama
wybór agencji PR

Podobne porady

Komentarze (3)

* Pola wymagane

Twój e-mail nie będzie widoczny na stronie

AldonaKilc
26.08.2015
Muszę zgodzić się z przedmówcami. Organizację konferencji najlepiej zlecić dla ośrodka/hotelu. Oni zajmą się wszystkim w profesjonalny i szybki sposób, zaś my mamy czas na ważniejsze- merytoryczne sprawy. Najmilej wspominam seminarium, które było zorganizowane w Hotelu Continental w Krynicy Morskiej. Świetna obsługa, pysznę przekąski, a w przerwie można pójść z kawą na plażę ( hotel znajduje się niemal przy plaży). Niedługo otwierają aquapark i spa. Myślę, ze następna konferencja też będzie u nich:)
Branco
01.06.2011
Najlepiej oddać organizację w ręce ośrodka w którym się konferencja odbywa. My byliśmy w Hotelu Bukovina i nie trzeba było się martwić o pozamerytoryczne sprawy, obsługa wszystkim się zajęła. Poza tym tego typu ośrodki często zapewniają dodatkowe atrakcje (w naszym przypadku SPA i Termy, plus nordic walking w górach).
zlotemiasta
24.11.2010
Wydaje mi się, że teraz coraz częściej firmy zlecają organizacje takich konferencji jakimś usługodawcom. Pojawiają się przecież oferty w stylu tych, które ma Mega Travel zajmuje się organizowaniem czegoś takiego nawet za granicom. Chyba lepiej z takiego gotowca skorzystać.