Marketing i Public Relations
- Rodzaje pracy
- Szukanie pracy
- Praca
- Zakładanie i Prowadzenie Firmy
- Zarządzanie Firmą
- Firma i Społeczeństwo
- Małe i Średnie Przedsiębiorstwa
- Maszyny i Urządzenia Biurowe
- Zasoby Ludzkie (HR)
- Reklama
- Ubezpieczenie i Odszkodowanie
- Zarządzanie Majątkiem
- Plany Emerytalne
- Inwestycje
- Nieruchomości
- Informacje Podatkowe
Jak zorganizować konferencję?
Biznes - specjalista Tipy.pl
Biznes - specjalista Tipy.plOrganizujesz spotkanie dla większej ilości osób? Wymaga to dobrej organizacji i wiele pracy. Przeczytaj poniższe wskazówki, one powinny Ci nieco ułatwić to zadanie.
1
Zaczynamy:
- Określ charakter konferencji: kiedy? Gdzie? Jak długo?
- Pozyskaj wsparcie ze strony kolegów i stwórz zespół.
- Opracuj program konferencji.
- Przygotuj harmonogram przygotowania i realizacji.
- Zarezerwuj miejsce, którym konferencja masie odbyć.
- Zaplanuj i oszacuj wstępnie koszty, zamów catering.
- Dokonaj rezerwacji zakwaterowania i wyżywienia.
- Pamiętaj, by obsługa przyjechała co najmniej pół godziny wcześniej przed planowanym rozpoczęciem konferencji.
- Jeśli jest to wymagane zażądaj zmiany wystroju sali – komisyjny lub wykładowy.
- Ustal budżet i zapewnij dodatkowe fundusze.
- Ustal sposób zapłaty – gotówka, czeki lub karty kredytowe.
2
Wprowadzenie prelegentów i publiczności:
- Zadbaj o reklamę: ulotka, strona internetowa, gazeta. Musi ona zawierać wszystkie ważne informacje – co, gdzie, kiedy, jak długie przemowy i w jakim języku.
- Zapewnij jak najszerszy zasięg, wykorzystaj wszystkie możliwości połączeń związanych przedmiotem reklamy.
- Zapisz wszystkie zgłoszenia od osób zainteresowanych współpracą, propozycje przemowy oraz ich dane kontaktowe.
- Zespół powinien opracować program uwzględniając wszystkie przerwy.
3
Rezerwacje:
- Druga fala reklamy - zawierać powinna dokładne dane dotyczące opłat, rezerwacji i form płatności.
- Dokładnie zapisuj rezerwacje gości, ich wymagania, sposób płatności i dane kontaktowe.
- Żądaj potwierdzenia rezerwacji, powiedz o atrakcjach, jak dojechać na miejsce.
4
Przygotowanie:
- Zarezerwuj sprzęt AV, przydziel pokoje uczestnikom konferencji.
- W razie potrzeby przygotuj odpowiednią oprawę – plakietki, broszury, program.
- Przygotuj nagłośnienie.
- Sprawdź rezerwacje sal, głośniki, bufet i catering, sprzęt AV.
- Przygotuj się na wypadek, gdyby spotkanie musiało zostać odwołane.
5
W dniu konferencji:
- Przyjedź na miejsce wcześnie rano.
- Podłącz telefon i sprawdź czy masz wszystkie niezbędne numery np. do cateringu.
- Sprawdź pokoje, ich wyposażenie, czy wszystko jest w porządku.
- Miej wszystko zaplanowane i bierz wszystko pod uwagę, nie czekaj na przypadek.
6
Po konferencji:
- Zapisz kto faktycznie wziął w niej udział.
- Zadbaj o porządek na miejscu.
- Podziękuj wszystkim za przybycie.
- Zrób rozliczenie.
- Przyrzeknij sobie, że nigdy więcej tego nie zrobisz.
Powiązane porady
Podobne porady
Komentarze (7)
My w naszej firmie mamy dwie osoby, które zajmują się planowaniem eventów, ale one też korzystają z usług agencji eventowej, bo wykazali się już w organizacji wielkich imprez dla gigantycznych korporacji. Ogarniają wszystko od A do Z. Wygoda i bezpieczeństwo :)
Ważne, aby mieć odpowiednie miejsce do organizacji takiego wydarzenia.
Ważnym punktem każdej konferencji jest posiłek. Nasza firma od długiego czasu współpracuje z firmą cateringową, bardzo dobre jakościowo i smaczne posiłki
Ciekawe pomysły :) Na większość nie wpadłem kiedy organizowałem małą konferencję w Gdyni. Myślę,że powodzenie wszystkiego zależy w 30% od naszej inicjatywy a w 70 od miejsca, w którym chcemy zorganizować wydarzenie.
Muszę zgodzić się z przedmówcami. Organizację konferencji najlepiej zlecić dla ośrodka/hotelu. Oni zajmą się wszystkim w profesjonalny i szybki sposób, zaś my mamy czas na ważniejsze- merytoryczne sprawy. Najmilej wspominam seminarium, które było zorganizowane w Hotelu Continental w Krynicy Morskiej. Świetna obsługa, pysznę przekąski, a w przerwie można pójść z kawą na plażę ( hotel znajduje się niemal przy plaży). Niedługo otwierają aquapark i spa. Myślę, ze następna konferencja też będzie u nich:)
Najlepiej oddać organizację w ręce ośrodka w którym się konferencja odbywa. My byliśmy w Hotelu Bukovina i nie trzeba było się martwić o pozamerytoryczne sprawy, obsługa wszystkim się zajęła. Poza tym tego typu ośrodki często zapewniają dodatkowe atrakcje (w naszym przypadku SPA i Termy, plus nordic walking w górach).
Wydaje mi się, że teraz coraz częściej firmy zlecają organizacje takich konferencji jakimś usługodawcom. Pojawiają się przecież oferty w stylu tych, które ma Mega Travel zajmuje się organizowaniem czegoś takiego nawet za granicom. Chyba lepiej z takiego gotowca skorzystać.
