Jak zorganizować konferencję?
Stopień trudności: umiarkowane
Biznes, redaktor Tipy.plOrganizujesz spotkanie dla większej ilości osób? Wymaga to dobrej organizacji i wiele pracy. Przeczytaj poniższe wskazówki, one powinny Ci nieco ułatwić to zadanie.
1
Zaczynamy:
- Określ charakter konferencji: kiedy? Gdzie? Jak długo?
- Pozyskaj wsparcie ze strony kolegów i stwórz zespół.
- Opracuj program konferencji.
- Przygotuj harmonogram przygotowania i realizacji.
- Zarezerwuj miejsce, którym konferencja masie odbyć.
- Zaplanuj i oszacuj wstępnie koszty, zamów catering.
- Dokonaj rezerwacji zakwaterowania i wyżywienia.
- Pamiętaj, by obsługa przyjechała co najmniej pół godziny wcześniej przed planowanym rozpoczęciem konferencji.
- Jeśli jest to wymagane zażądaj zmiany wystroju sali – komisyjny lub wykładowy.
- Ustal budżet i zapewnij dodatkowe fundusze.
- Ustal sposób zapłaty – gotówka, czeki lub karty kredytowe.
2
Wprowadzenie prelegentów i publiczności:
- Zadbaj o reklamę: ulotka, strona internetowa, gazeta. Musi ona zawierać wszystkie ważne informacje – co, gdzie, kiedy, jak długie przemowy i w jakim języku.
- Zapewnij jak najszerszy zasięg, wykorzystaj wszystkie możliwości połączeń związanych przedmiotem reklamy.
- Zapisz wszystkie zgłoszenia od osób zainteresowanych współpracą, propozycje przemowy oraz ich dane kontaktowe.
- Zespół powinien opracować program uwzględniając wszystkie przerwy.
3
Rezerwacje:
- Druga fala reklamy - zawierać powinna dokładne dane dotyczące opłat, rezerwacji i form płatności.
- Dokładnie zapisuj rezerwacje gości, ich wymagania, sposób płatności i dane kontaktowe.
- Żądaj potwierdzenia rezerwacji, powiedz o atrakcjach, jak dojechać na miejsce.
4
Przygotowanie:
- Zarezerwuj sprzęt AV, przydziel pokoje uczestnikom konferencji.
- W razie potrzeby przygotuj odpowiednią oprawę – plakietki, broszury, program.
- Przygotuj nagłośnienie.
- Sprawdź rezerwacje sal, głośniki, bufet i catering, sprzęt AV.
- Przygotuj się na wypadek, gdyby spotkanie musiało zostać odwołane.
5
W dniu konferencji:
- Przyjedź na miejsce wcześnie rano.
- Podłącz telefon i sprawdź czy masz wszystkie niezbędne numery np. do cateringu.
- Sprawdź pokoje, ich wyposażenie, czy wszystko jest w porządku.
- Miej wszystko zaplanowane i bierz wszystko pod uwagę, nie czekaj na przypadek.
6
Po konferencji:
- Zapisz kto faktycznie wziął w niej udział.
- Zadbaj o porządek na miejscu.
- Podziękuj wszystkim za przybycie.
- Zrób rozliczenie.
- Przyrzeknij sobie, że nigdy więcej tego nie zrobisz.
Przeczytaj teraz: Jak urządzić salę konferencyjną?
Podobne porady
Zobacz równieżMarketing Online (24)Promocja (20)Marketing Bezpośredni (9)Strategie Marketingowe (10)
- Komentarze Tipy.pl (3)
Muszę zgodzić się z przedmówcami. Organizację konferencji najlepiej zlecić dla ośrodka/hotelu. Oni zajmą się wszystkim w profesjonalny i szybki sposób, zaś my mamy czas na ważniejsze- merytoryczne sprawy. Najmilej wspominam seminarium, które było zorganizowane w Hotelu Continental w Krynicy Morskiej. Świetna obsługa, pysznę przekąski, a w przerwie można pójść z kawą na plażę ( hotel znajduje się niemal przy plaży). Niedługo otwierają aquapark i spa. Myślę, ze następna konferencja też będzie u nich:)
Najlepiej oddać organizację w ręce ośrodka w którym się konferencja odbywa. My byliśmy w Hotelu Bukovina i nie trzeba było się martwić o pozamerytoryczne sprawy, obsługa wszystkim się zajęła. Poza tym tego typu ośrodki często zapewniają dodatkowe atrakcje (w naszym przypadku SPA i Termy, plus nordic walking w górach).
Wydaje mi się, że teraz coraz częściej firmy zlecają organizacje takich konferencji jakimś usługodawcom. Pojawiają się przecież oferty w stylu tych, które ma Mega Travel zajmuje się organizowaniem czegoś takiego nawet za granicom. Chyba lepiej z takiego gotowca skorzystać.
Zobacz podobne porady
Ciekawe porady
9 sposobów na to, aby zachować miękkość ust
Zobacz galerie
Tagi porady
