Jak nie marnować czasu?

szyszunia - specjalista Tipy.pl

Chwila prawdy

Eksperci twierdzą: jeśli nie masz czasu na to, co najważniejsze, być może nie jest to dla ciebie aż tak ważne. Podczas szukania wolnej chwili trzeba zadać sobie pytanie o priorytety. Te prawdziwe.

Duża część z nas robi tysiące rzeczy pilnych, ale tak naprawdę nieważnych dla nich samych, inni mają problem z planowaniem i codzienną dyscypliną. Są też wśród nas tacy, którzy nigdy się nie zastanowili, co jest dla nich tak naprawdę ważne. A to jest kluczowa sprawa w organizacji dni.

Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie: czym jestem zajęty?

Czy ta rzecz jest warta mojego czasu? Najważniejsze to ustalić, po co chcemy mieć wolny czas. Bo to najlepsza motywacja, by go znaleźć. Twoimi priorytetami może być np. spędzanie czasu z rodziną i więcej ruchu. Najpierw jednak musisz przeanalizować, na co poświęcasz czas każdego dnia. Po pracy robisz zakupy, wieszasz i zdejmujesz pranie – niekończące się spodenki i skarpeteczki. Gotujesz obiad. Odkurzasz. Jeśli twój dzień wygląda podobnie, nie będziesz w stanie zapisać się na regularne zajęcia sportowe, w twoim planie jest zbyt dużo zmiennych: wizyty lekarskie z dzieckiem, szkolne zebrania, do tego być może nieregularne godziny pracy i szkolenia. Dobry byłby rower albo bieganie. Tylko kiedy? Tym zajmiemy się później. Na początek znajdziemy czas.

Lista rzeczy do NIErobienia

Każdej doby dostajesz 1440 darmowych minut. Niewykorzystane nie przechodzą na następny dzień. Sprawdź, gdzie się podziewają. Kiedy odkryjesz, na co marnujesz czas, zrób swoją listę rzeczy do NIErobienia.

Na początek dobrze jest poobserwować przez tydzień swój faktyczny plan dnia. Można sobie pomóc aplikacją do rejestrowania czasu na telefon, np. Time Sheet. Co kwadrans włącza się alarm, a my notujemy, czym się zajmowaliśmy. Handlowcy odkrywają ze zdziwieniem, że choć wydawało im się, że na sprzedaż poświęcają jedną trzecią pobytu w firmie, to de facto zajmują się nią tylko przez 20 proc. dnia. Sądzą, że wiadomości sprawdzają tylko przez chwilę, a tymczasem to kilkanaście procent czasu pracy. Podobnie jest w innych zawodach. Dlatego maile sprawdzaj dwa razy dziennie. Nie trać czasu na przełączanie się między zadaniami. Dla porównania sprawdzanie poczty co pół godziny kosztuje cię niemal półtorej godziny dziennie – czytanie, odpisywanie, sprawdzanie informacji. Oprócz maili jest jeszcze kilka portali, na które pewnie zaglądasz przy okazji. Do tego trzeba doliczyć także czas, który poświęcasz na koncentrację, aby powrócić do poprzednio wykonywanego zadania.

Pewnie będziesz zaskoczona, chociaż to żaden rekord: z badania Microsoftu wynika, że co piąty Polak korzysta z internetu przez ponad trzy godziny dziennie. Jeszcze więcej tracimy na telewizję. Według firmy Nielsen Audience Measurement – średnio cztery godziny dziennie. Do tego być może musisz doliczyć czas spędzony w samochodzie między domem, szkołą a pracą spędza codziennie około półtorej godziny. Nie robisz wtedy nic poza przeklinaniem kierowców.

Jak może wyglądać twoja lista rzeczy do NIErobienia? Lajkowanie i komentowanie na Facebooku, kompulsywne sprawdzanie maili, zgoda na przerywniki ze strony pracowników poza godziną lunchu. To, co wydawało się nie do osiągnięcia, zaczyna nabierać realnych kształtów: jeszcze nie wiadomo jak, ale wiadomo, że się da. W ten sposób zyskujesz godzinę dziennie. Zaraz dowiesz się, na co ją przeznaczyć.

Metoda Generała

Najważniejsze, aby najważniejsze było najważniejsze. Zdanie, które brzmi jak tautologia, to jedna z głównych zasad Stephena Coveya. Żeby odnaleźć rzeczy ważne i odsiać te, które zaśmiecają grafik, posłużył się on strategią, jaką stosował Dwight Eisenhower, amerykański generał, a później prezydent.

Macierz Eisenhowera to punkt wyjścia u większości coachów zajmujących się tzw. zarządzaniem sobą w czasie. Dzieli ona wszystkie sprawy na cztery kategorie. Pierwsza z nich to rzeczy Ważne i Pilne (sytuacje kryzysowe), potem Ważne i Niepilne (planowanie, szukanie nowych rozwiązań, odpoczynek), Nieważne i Pilne (błahe, ale naglące – rachunki, telefony) oraz Nieważne i Niepilne (tzw. złodzieje czasu: telewizja, internet, gry, bezsensowna korespondencja).

Złodziei czasu trzeba wyeliminować lub ograniczyć. Kwestie Nieważne i Pilne oddelegować. Większość z nas nie znajduje przez nie czasu na drugą kategorię: Ważne i Niepilne, a tu mieści się odpoczynek, planowanie, obmyślanie strategii, ale także dbanie o siebie.

Postaraj się zawsze wygospodarować na nie godzinę każdego dnia. Czas ten nazywany jest przez coachów Godziną Mocy, ponieważ pozwala on zaoszczędzić stresów i czasu w przyszłości. Sprawy Ważne i Niepilne są jak ćmienie zęba: może nie trzeba się nimi zająć natychmiast, ale jeśli się je zignoruje, to trafią wkrótce do kategorii Ważne i Pilne, bo zmienią się w kryzys. Wtedy zajęcie się nimi będzie czasochłonne i kosztowne.

Ważny i Niepilny jest też czas dla rodziny. Jak się zmusić do planowania wspólnych weekendów? Wypróbujcie szklane kulki. Łatwo policzyć, że człowiek, który żyje 75 lat, przeżyje 3900 sobót. Jeżeli masz 45 lat i dożyjesz do 75, to zostało ci około 1500 sobót. Kup tyle kulek i wsyp je do naczynia, a każdej soboty wyrzucaj jedną do śmietnika. Nie znam lepszego sposobu, by uzmysłowić sobie, że nasz czas na serio się kurczy.

5 rzeczy, z których warto zrezygnować:

• Jeśli możesz, wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach. Poczucie przepracowania często wynika z wykonywania błahych czynności, głównie związanych z nowymi technologiami. Zaczyna się od nerwowego poranka: zanim jeszcze skupisz się na pracy, skrzynka odbiorcza przypomina o pierwszych nieodebranych mailach, telefon o SMS-ach i akcepcie reminderów, a firmowy czat daje cynk, że ktoś już czeka na odpowiedź.

• Unikaj natłoku informacji, jeżeli możesz, zlecaj poszukiwanie dokumentów innym. Badania przeprowadzone przez Fonality pokazują, że dziennie tracimy około 67 minut na przeszukiwanie raportów, dokumentów i sieci. Na kilkakrotne czytanie maili – 39 minut. Im wyżej, tym gorzej.
Z badań Bain, przeprowadzonych w 17 korporacjach, wynika, że pracownicy top managementu odbierają nawet do 30 tys. maili rocznie, a to oznacza, że aby odpowiedzieć na wszystkie, powinni przeznaczyć na to w tygodniu cały dzień.

• Nie chodź na zebrania, kiedy nie jest to niezbędne. Na bezproduktywne spotkania tracimy dziennie 33 minuty. To daje 16 godzin miesięcznie! Na spotkaniach „dla zasady” marnuje się średnio 15 proc. czasu.

• Nie włączaj w domu telewizji z przyzwyczajenia – „żeby coś grało”. Wprowadź zwyczaj oglądania konkretnych programów i wyłączaj, gdy się skończą.

• Nie jedz przed telewizorem ani przy komputerze. Zbadano, że ten rodzaj multitaskingu ma podwójnie negatywny efekt: wydłuża czas przesiadywania przed ekranem i sprzyja nadmiernemu objadaniu się.