profesjonalny e-mail

Jak napisać oficjalny e-mail?

MarcinKMarcinK - specjalista Tipy.pl
Zastanawiałeś się kiedyś, jak w poprawny sposób napisać oficjalny e-mail tak, żeby świadczył o tym, że jesteś profesjonalistą, nawet jeśli brakuje ci jeszcze doświadczenia? Wiedza na temat pisania profesjonalnych maili jest bardzo istotna. Czasem to e-mail jest pierwszą formą kontaktu z klientem i to od niego zależy, jakie zrobisz na nim wrażenie.
Poniżej przedstawiam w jaki sposób należy pisać oficjalne e-maile, które przynoszą firmie korzyści.
1
Pierwszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę pisząc profesjonalny e-mail jest jego tytuł (temat). Pola temat nigdy nie można zostawiać pustego. Nikt nie przeczyta maila bez tematu. Temat powinien być krótki i treściwy. Jako nadawcę należy zawsze podawać swoje imię i nazwisko, względnie nazwę firmy, a w tytule maila trzy, cztery słowa charakteryzujące jego treść.
2
Treść e-maila należy zawsze poprzedzić grzecznościowym powitaniem. Powinno ono świadczyć o twoim szacunku do adresata, ale jednocześnie wskazywać na przyjacielskie podejście.
Jeśli wcześniej rozmawiałeś z adresatem wiadomości lub spotkałeś się z nim twarzą w twarz, możesz użyć w powitaniu jego imienia, względnie grzecznościowego „Pan/Pani” poprzedzającego nazwisko. Dobrym zwrotem rozpoczynającym powitanie jest słowo „Witaj”. Jest ono grzeczne, ale nie nazbyt formalne. Podsumowując: w tym przypadku e-mail możesz zacząć stwierdzeniem: „Witaj Andrzeju” lub „Witam Panie Nowak”.
Jeśli nie rozmawiałeś z adresatem wiadomości, ani nie mieliście okazji się wcześniej spotkać, koniecznie musisz poprzedzić jego nazwisko (względnie imię i nazwisko) zwrotem Pan/Pani. Powitanie zacznij od słów „Szanowny” lub „Drogi”, np. „Szanowny Panie Nowak”, „Droga Pani Kowalska”.
3
Jeśli chodzi o treść właściwą, należy sformułować ją tak, by była krótka i treściwa. Osoba, do której wysyłasz e-mail, prawdopodobnie ma w skrzynce dużo korespondencji i nie będzie mieć czasu na czytanie czegoś, co uzna za długie i mało konkretne. Istotę sprawy należy przedstawić już w pierwszych zdaniach wiadomości. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że e-mail zostanie uznany za spam.
4
Ostatnią rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę jest podpis. Dobrym zwyczajem jest poprzedzenie go słowami „Z wyrazami szacunku”, „Pozdrawiam”, „Z poważaniem”. W podpisie należy podać swoje imię, nazwisko, stanowisko lub nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu i adres strony internetowej (jeśli ją posiadasz).
Strona 1 z 2

Powiązane porady

sprzedaż w internecie
zwiększanie ruchu na stronie
e-book

Podobne porady

Komentarze (6)

* Pola wymagane

Twój e-mail nie będzie widoczny na stronie

Babadook
13.10.2016
Kompletnie nic, ale to NIC z tego artykułu nie wynika. Same ogólniki, jak poradnik dla piątoklasisty. Podsumował bym to, mniej więcej, tak: "maila trzeba napisać tak, żeby było dobrze". Super.
Paweł
11.01.2016
"Witam" ??? Co za ignorant pisał ten poradnik???
szampan
27.11.2012
"Witaj" faktycznie przyjęło się, ale NIE jest poprawne. Szczególnie źle wygląda w korespondencji oficjalnej. Jest dobre dla ignorantów, którzy nie mają nic przeciwko, by postrzegano ich jako ignorantów.
Problemem jest brak dobrego substytutu w korespondencji "półoficjalnej"..
MONIKA
26.11.2012
Polecam ciekawy kurs internetowy, który znalazłam na YT http://www.youtube.com/watch?v=jXVarU4kGC0 Dużo ciekawych informacji na temat pisania maili.
rey
29.03.2012
ciekawe jak k....a nikt nie przeczyta maila bez tematu.. kto by to wytrzymał..
Carol
26.01.2012
Żadne "Witaj" w oficjalnej korespondencji! Zamiast tego "Szanowna Pani Mgr/Dr/Prof. Kowalska"