konferencja

Jak zorganizować najlepszą konferencję?
SalBiz - specjalista Tipy.pl

Dzięki temu artykułowi dowiesz się jak zorganizować najlepszą konferencję! Wiele firm regularnie organizuje konferencje. Niektóre z nich są naprawdę dobrze przygotowane i przyjemnie spędzamy na nich czas. Inne są nudne i mało produktywne. Sekret udanej konferencji tkwi w odpowiednim planowaniu. Zapoznaj się z poniższymi zasadami, aby przeprowadzić konferencję, która odniesie sukces.
1
Terminarz: Niezależnie od tego, jaką planujesz konferencję, poświęć wiele uwagi na przygotowanie harmonogramu. Jest to najważniejsza zasada. Najpierw ustal datę i czas, w którym chcesz zorganizować konferencję. Sprawdź, czy najważniejsi uczestnicy będą wtedy dostępni. Zastanów się dokładnie nad rozkładem czasowym. Robisz konferencję jedno czy dwudniową? Główne prezentacje będą się odbywały rano, czy po południu? Określ dokładnie, kiedy konferencja się rozpocznie, a kiedy zakończy.
2
Agenda: Zaplanuj dokładnie tematy, które będą poruszane podczas konferencji. Ile czasu poświęcisz na każdy z tematów? Jaka będzie myśl przewodnia całej konferencji?
3
Odpowiednia lokalizacja: Rozejrzyj się dokładnie w poszukiwaniu odpowiedniego miejsca. Najlepiej, gdy konferencja jest zorganizowana w centrum miasta. Przed budynkiem powinien znajdować się parking, który spokojnie pomieści auta gości. Zwróć też uwagę na salę konferencyjną. Czy wszyscy goście się w niej zmieszczą? Czy siedzenia są wygodne? Czy nie ma niemiłych zapachów?
4
Członkowie konferencji: Skontaktuj się z głównymi członkami konferencji. Przedstaw im swój dokładny plan. Powiedz im jak według Ciebie będzie wyglądała konferencja. Zapytaj o ich zdanie i wprowadź do planu ewentualne poprawki.
5
Siedzenia: Zadbaj o odpowiednie rozstawienie krzeseł. Spraw, aby mówca był dobrze widoczny z każdego miejsca. Uczestnicy powinni móc swobodnie się ze sobą komunikować. To zapewni pozytywną atmosferę podczas konferencji.
6
Wyposażenie: Przygotuj sprzęt audio-wizualny. Jeżeli oglądasz salę, pamiętaj, żeby sprawdzić czy wszystko działa (oświetlenie, mikrofony, głośniki, ekrany multimedialne itp.). Jeżeli widzisz gdzieś usterki, poproś o ich naprawienie lub samodzielnie zorganizuj sprzęt.
7
Program: Dokładnie rozpisany program powinien być rozdany każdemu członkowi konferencji. Pamiętaj o zorganizowaniu przerw kawowych, podczas których uczestnicy będą mogli spokojnie porozmawiać i przygotować się do kolejnych prezentacji.
8
Etykiety: Należy również przygotować etykiety z imieniem i nazwiskiem dla najważniejszych członków konferencji. Dzięki temu uczestnicy z łatwością ich rozpoznają.
9
Potwierdzenia: Nie zapomnij potwierdzić obecności prelegentów. Lepiej zrobić to przynajmniej dwa tygodnie przed wydarzeniem. Dzięki temu będziesz miał czas na wprowadzenie odpowiednich zmian.
?

Wskazówki
To są najważniejsze zasady dotyczące planowania konferencji. Pamiętaj, żeby przed działaniem zawsze dokładnie przemyśleć każdy krok. Zastanów się co może pójść nie tak i odpowiednio się przygotuj. Życzę udanej konferencji!

Strona 1 z 2

Powiązane porady

Podobne porady

Komentarze (3)

* Pola wymagane

Twój e-mail nie będzie widoczny na stronie

Małecki
09.06.2020
Sprawdzone miejsce z dobrymi salami konferencyjnymi to podstawa. Jako organizator od lat jetem wierny - konferencje tam zawsze wychodzą celująco!
jess
20.04.2020
przede wszystkm trzeba znaleźć dobre miejsce, bo bez tego to ani rusz. lepiej poszukiwania zacząć grubo wcześnie, żeby mieć pewność, że termin będzie dostępny i nie spotka nas przykra niespodzianka... z tego co wiem do konferencji popularny jest best western premier, może warto tam próbowac ;d
Rozmaryn
09.05.2014
Dobrze zorganizowana konferencja zależy przede wszystkim od dobrze wybranej sali. Wielu ludziom wydaje się, że najlepsze sale znajdą poza swoim miejscem zamieszkania, bo tam będzie taniej. Otóż nie, często koszt dojazdu będzie przekraczał sumę pieniędzy, jakimi jesteśmy w stanie operować. Dlatego dobrze przejrzeć oferty kilku sal w Warszawie, ale nie tych największych w hotelach, bo u nich ceny są bardzo wysokie. Da się znaleźć sale bardzo ładne i dobrze wyposażone nie płacąc ogromnych pieniędzy (np. w stolicy centrum konferencyjne na Wilczej 9).